Kiitos Henna Niiranen (@HennaNiiranen). Tämän kirjoituksen aihe on yhdessä päätetty tällä viikolla neukkarissa. Tässä aiheesta oma puoliskoni.
Mikä on nykyaikana Intranetin merkitys ja rooli?
Wikipedia määrittelee intranetin seuraavalla tavalla: ”Intranet on lähiverkko, joka on eristetty tietyn ryhmän käyttöön. Tavallisesti intranetillä tarkoitetaan organisaation lähiverkkoa, jota käytetään yrityksen tai yhteisön sisäiseen viestintään ja tietojenkäsittelytoimiin. Intranetiksi nimitetään usein myös pelkästään organisaation henkilöstön käyttöön rajattua sisäistä verkkopalvelua.”
Pidän tuossa määrittelyssä erityisesti sanasta ”eristetty”, joka käytännössä tarkoittaa esimerkiksi valmistavan teollisuuden toimialaoilla sitä, etteivät työpäivän aikana intraan pääse kuin ”valkokaulusväki”. Yleisesti intranet on suljettu niin, että sinne pääsee vain yrityksen sisäverkosta, tai VPN-tunneloinnin kautta. Yritin päästä kolme vuotta Pendolinosta työnantajani intraan. Ensin katkesi netti, sitten tippui VPN, sitten hyytyi kone.. jäi lukematta kaikkien mielestä tärkeät viestit.
Ehkä Office 365 tuo jonkinlaista lohtua tuohon ongelmaan, mutta se ei silti vastaa todellisen kysymykseen: tarvitaanko yritykseen intranet vai pitäisikö koko ajatus eristetystä organisaation verkkopalvelusta unohtaa.
Sharepoint konesaliin ja pää pensaaseen
Intranetin avulla yritetään tuoda teknologia ratkomaan viestinnän ongelmia. Yli puolet sisäisissä verkoissa olevista tiedoista ovat liian suojattuja. Henkilökunnalla ei ole läpinäkyvyyttä siihen mitä tapahtuu. Lähtökohtana viestinnässä tulisi olla se, että kaikki tieto on jokaisen saatavilla. Jos projektissa olevat henkilöt eivät pääse tarjousdokumentteihin käsiksi, on kaikkiaan projektinhallinnassa tehty virheitä.
Jo useampi yritys joka kertoo avoimesti jopa jokaisen työntekijän palkan – ja sitten on niitä jotka eivät voi avata edes asiakastyytyväisyyskyselyn vastauksia kaikkien luettavaksi.
Se kel tieto on, se tiedon kätkeköön. Siihen lauseeseen kiteytyy käyttäjähallinnan kautta rakennettu siiloverkosto, jossa ajatellaan että kaikki tieto ei kuulu julkiseksi, vaan se voisi jotenkin aiheuttaa harmia. Jos projektiryhmälle kerrotaan siloiteltu versio asiakaspalautteesta, mikä muuttuu?
Puhutaan paljon avoikeittiökulttuurista. Aki Ahlroth kiteyttää hyvin: ”Onko jotain syytä olla kertomatta kaikkea kaikille? ” Niin, mikä olisi pahinta mitä voisi tapahtua, jos yrityksen henkilökunta, asiakkaat ja sidosryhmät aidosti saisivat tietää että missä mennään? Onko meillä siis aitoa syytä olla jakamatta sisältöämme ulkoverkkoon?
Ihan aidosti, mihin helvettiin suurin osa yrityksistä kaipaa intranettiä? Jos teidän yrityksen intranet sammuisi aamulla, montako tuntia kestäisi että kukaan huomaisi ja toisiko se enemmänkin helpostusta kuin kaipuuta.
Kun seuraavan kerran kirjoitat juttua teidän intraan, mieti voisitko jakaa saman sisällön vaikka teidän yrityksen blogiin? Mitä voisi tapahtua jos joku yrityksen ulkopuolinen lukisi tekstin? Kertoisiko se teidän yrityksen kulttuurista enemmän kuin yksikään keinotekoinen väite yritysesitteessänne? Rakentaisiko se luottamusta teidän ja työntekijöidenne välille?
Enemmän ja rohkeammin julki
Kumpi kertoo enemmän yrityksen työilmapiiristä? Päälleliimattu GPTW-menestys vai se että ihmisillä on aidosti lupa ja mahdollisuus kertoa mielipiteensä missä tahansa ja koska tahansa?
Tulevaisuuden intra
Itse uskon kohtaamisten voimaan. Kaiken tämän digitaalisuuden keskellä, ihmiset kokoontuvat entistä enemmän yhteen keskustelemaan yhteisistä aiheista. Tapahtumien määrä tuntuu tuplaantuvat joka vuosi. Jos seuraat twitteriä, huomaat nopeasti että lähes päivittäin on jostakin aiheesta käynnissä seminaari.
Voisiko siis viestintä siirtyä avoimeksi, pois sisäverkkojen kätköistä ja sellainen viestintä joka ei kestä päivänvaloa, siirtyä kokonaan digitaalisista kanavista pois? Niin tärkeä asia joka koskettaa koko henkilökuntaa, jonka tulisi kuulla, ymmärtää ja sisäistää asia – tuskin menee perille parhaiten kirjoitettuna.
Sytyttäkää siis useammin leirinuotio jonka ääressä voi keskustella. Antakaa digitaalisten kanavien tukea puheviestintää, mutta älkää kuvitelko että teknologia korvaa kaiken.
Pakko asentamalla yrityksen intran aloitussivuksi – olet viestittänyt että et usko itsekään sen vetovoimaan viestinnän keskuksena.
Jos on helpompaa avata suljettu Facebook ryhmä, sinuna tekisin ennemmin sen, kuin rakentaisin puolenmiljoonan projektilla organisaatiosiiloja tukevan linnakkeen viestinnälle joka ei toimi.
Avoin, sosiaalinen ja aito
Lähtökohtana ja tavoitteena tulisi olla extranet. Palvelu jolla viestit yhdellä kertaa useammalle sidosryhmälle asioista. Jos sinulla on tarvetta värittää tarinaa erilaiseksi eri kohderyhmille – kannattaa harkita kahdesti jatkoa.
Ja jos haluat ettei jokin asia leviä talon ulkopuolelle, älä digitalisoi sitä.
Aika harvaa yritystä tai organisaatiota on moitittu siitä, että se olisi liian avoin ja aito. Piilottelusta, salailusta ja epärehellisyydestä saa syytteitä vähän jokainen. Olisiko nyt aika tehdä päätöksiä joiden avulla piilottelu loppuu?
