Sisäinen viestintä toimii yleisesti vahingossa. En edes yritä väittää että se toimisi meillä täydellisesti. Viestin kulkeminen pienessäkin yrityksessä voi olla haasteellista. Ja kun kokemusta on myös isompien organisaatioiden viestinnän pullonkauloista, on ehkä aiheellista kynäillä pari riviä siitä, mitä ainakin pitäisi ottaa huomioon onnistuneessa sisäisenviestinnän projektissa. Kyseessä voi olla intranet, sisäinen lehti ja vaikka viikkokirje – aika samat lainalaisuudet koskevat niitä kaikkia.
Jotta asia jäisi paremmin mieleen, käytämme muistisääntöä SMILE. Socia, Mobile, Integrated, Leadership ja Empathy.
1.Social
Jokainen viestintähanke tulisi olla jo lähtökohtaisesti sosiaalinen. Sosiaalisesta intranetistä on puhuttu siitä lähtien kun Facebookin käyttö alkoi olla yleistä. Aika harva intranet tarjoaa edes lähellekään niitä toimintoja joita voit hoitaa Facebookin kautta. Kulkisiko päivittäinen viesti jopa helpommin Facebookin kautta? Se nähdään varmasti lähitulevaisuudessa kun Facebookin yrityksille suunnattu palvelu rantautuu myös Suomeen.
Jos käytäjillä ei ole mahdollisuutta osallistua, kommentoida, tuottaa, jakaa ja arvottaa sisältöä – jää palvelun käyttö helposti melko vähäiseksi. Yksisuuntaisen kanavan rakentaminen SharePointin päälle on rahan kaatamista kaivoon.
Ota sisältösuunnitelmassa huomioon käyttäjien tuottamat sisällöt. Anna niille mahdollisuus nousta yhtä tärkeäksi kuin osavuosikatsaus.
2. Mobile
Kaikki eivät ole päivittäin koneella, työpaikan verkossa, VPN:n päässä jne. Jos haluat että sisältöä kulutetaan, pitää siihen päästä yhtä helposti kotisohvalta kuin konttorin koneelta. Kaikki sisältö tulee olla täysin mobiilissa käytettävää.
Voiko siis työntekijäsi tällä hetkellä tarkastaa lomalistansa, työvuoronsa, työsopimuksensa tai nähdä tämän viikon tärkeimmät tiedotteet ollessaan kotona?
3. Integrated
Erillisten saarekkeiden aika on mennyt jo vuosia sitten. Jos palveluita ei integroida osaksi kokonaisuutta, jäävät ne kellumaan yksistään. Sisältö jota kanaviin tuotetaan, tulee olla helposti myös muualla käytettävissä. Mieti siis miten integroit jokaisen palvelun yhteen. Palveluväylän kautta toteutetut selkeät väylät tukevat myös tulevaisuuden käyttötarkoituksia.
Vähintä mitä voi tehdä, on ristiinlinkittäminen ja selkeä ohjaaminen eri palveluiden välillä. Myös sisällöntuotanto tulee olla integroitua ihmisten työnkuviin. Samalla tavalla omat sisäiset kanavat tulee aidosti integroida viestintäsuunnitelman osaksi ja niitä tulee seurata, mitata, ohjata ja muokata.
4. Leadership
Jokaisella laivalla on vain yksi kapteeni. Sisäinen viestintä on isoilta osin johtamiskysymys. Millä tavalla viestintää johdetaan, miten ihmiset osallistetaan sen tuottamiseen ja minkälaisia eväitä ja mahdollisuuksia osallistumiseen on.
Vaatiminen ilman mahdollistamista on turhaa. Omalla esimerkillä voi osoittaa palvelun tärkeyden. Koska viimeksi toimitusjohtajanne kävi kommentoimassa työntekijän kirjoittamaa juttua intrassa, osoittaen samalla että sisältöjä luetaan ja niillä on merkitystä?
5. Empathy
Empaattisen suunnittelun kautta löydetään aitoja tarpeita ja tapoja kuluttaa sisältöjä. Käyttäjien kuunteleminen ja ymmärtäminen pitäisi olla hankkeessa tärkempää kuin visuaalisuuden hinkkaaminen. Liian useasti keskitytään UI-suunnitteluun kun pitäisi aidosti miettiä UX:ää.
Viestinnän persoonallisuus ja inhimillisyys ovat myös osa kokonaisuutta. Varsinkin sisäisessä viestinnässä pitäisi näkyä aidosti kirjoittajien persoona. Yritys ei viesti sisäisesti, vaan ihmiset niissä positioissa joiden vastuulla asiat ovat.
Viisi helppoa asiaa muistaa, mutta yllättävän vaikeaa pitää mielessä.
