Vain muutos on pakollista



Maailmassa on aina myyty muutosta. Muutos on sanana todella hyvä. Yleensä ei olla tyytyväisiä nykytilaan, joten halutaan muutosta. Kun etsitään kasvua, se ajatellaan tulevan muutoksen kautta. Jotain on tehtävä eri tavalla kuin aikaisemmin. Meidän on muututtava. Geneerinen kasvu ei ole mitään. Vain muutoksen kautta tapahtuva kasvu on suotavaa. Muutosjohtaminen on termi joka pitää sisällään valtavia lupauksia.

Miten me sitten voisimme muuttua? Miten muutosta tulisi viedä eteenpäin?

Kun puhutaan muutoksesta, tulee helposti mielikuva ylhäältä-alas johdetusta uudesta strategiasta, joka ei kohtaa 90% henkilökunnasta. Näinhän siinä liian usein käy. Vain osa muuttuu nopeasti, ja loput tekevät asioita aivan kuten aikaisemminkin. Mutta miksi?

Muutosjohtaminen on sisäisen viestinnän haaste. Sen tulee jalkautua läpi koko organisaation, hallitusti, suunnitellusti. Muutoksen läpivienti on prosessi. Se aikataulutetaan ja toteutetaan. Muutoksen syyt ja tavoitteet tulee dokumentoida, jotta tavoitetila tulee kirjattua ylös. Et voi seurata muutoksen kehitystä, ellet tiedä lähtötilannetta, tavoitetilaa ja tehtyjä toimenpiteitä. Muutosprosessi ei ole koskaan niin jäykkä, etteikö kesken prosessin voisi vielä hienosäätää suuntaa tai tehtäviä toimenpiteitä.

Muutoksella tulee olla omistaja. Joku joka vastaa koko prosessista. Joku joka on koko muutosmatkan läsnä. Kerran viikossa käyminen ei ole sitoutumista tai läsnäoloa. Valtamerilaivan kapteeni ei vietä hytissään turhaa aikaa. Miehistön lähellä oleminen, ohjaaminen ja sovittujen asioiden toimeenpanon valvominen vaatii aikaa ja panostusta.

Muutosta on helppo haluta ja tilata, mutta sen toteuttaminen ja läpivienti onkin sitten haastavampaa

Muutos vaikuttaa meidän jokaisen työhön. Siihen miten teemme työmme, toteutamme projekteja ja viestimme tekemisestämme. Meidän jokaisen tulee muuttua prosessin aikana. Mutta meille jokaiselle tulee määritellä yhtälailla nykytila ja tavoitetila. Mitä teemme nyt ja mitä meidän tulisi tehdä päivänä x. Ilman henkilökohtaisia ja tiimikohtaisia tavoitteita emme tiedä mihin konkreettiseen suuntaan meidän tulee kulkea. Tässä kohtaa viestinnällä on valtava merkitys. Sisäinen viestintä ei toimi koskaan riittävän hyvin. Sisäistä viestintää muutoksen aikana ei ole koskaan liikaa.

Muutoksen läpivienti on siis prosessi. Se on roadmap jota kuljetaan. Sitä tulee seurata, dokumentoida ja valvoa. Muutoksen aikana pelikenttä voi muuttua huomattavasti. Vuosi on niin pitkä aika että focusta on pakko tarkentaaa pitkin matkaa. Et voi elää kuplassa, vaan sinun on seurattava mitä muut tekevät.

Dokumentoinnin tärkeys korostuu kun muutoksen tekemiseen tulee muita tahoja mukaan. Sen avulla on helppo viestiä mitä ollaan tavoittelemassa ja siihen on helppo nojata sellaisissa asioissa joista tulee vääntöä. Yhdessä kirjoitettu ja hyväksytty dokumentaatio toimii ohjenuorana kaikelle muutostekemiselle. Sen jatkuva ylläpito vaatii aikaa ja resursseja.

Mitä siis olet tekemässä ja mihin suuntaan olet menossa? Tee suunnasta muistilappu ja kiinnitä se jääkaapin oveen tai työpöytääsi. Kun teet päätöksiä, voit peilata niitä tavoitetilaan. Viekö tämä kohti tavoitetta vai ei.

On sanottu että ihmisen tulisi kirjoittaa ainakin viiden vuoden välein oma tavoitetilansa. Sen avulla pystyy focusoimaan omaa tekemistään paremmin. Kun tietää missä on ja mihin haluaa mennä, on helpompi kulkea. Ja kun se on kirjallisena, voi siihen aina palata matkan aikana uudestaan.

Vain muutos on pakollista, mutta muuttuakseen sinun tulee tietää koko ajan mihin olet menossa.

Janne Gylling


Avainsanat: Elämä muutos palvelumuotoilu tavoitteet Työ Viestintä